Oggi parliamo di denaro. Non molti, soprattutto in Italia, parlano di come gestire i propri soldi, anzi, molti raccontano di come “fare tanti soldi”, senza capire come gestirli seriamente.
Prima di iniziare a fare il freelance, non sapevo come gestirli.
Perché finché si hanno i soldi sul conto, tutto va bene. Ma non è proprio così!
Sapere dove vanno a finire i nostri soldi è importantissimo per riuscire a migliorare e risparmiare sempre di più, senza sprechi inutili.
Molto probabilmente sei un freelance, magari agli inizi del tuo lungo percorso e vuoi migliorare il tuo modo di gestione del denaro.
Quindi questo articolo ti aiuterà davvero molto per capire come evitare proprio gli sprechi di denaro e capire vanno a finire i soldi che vai a spendere ogni mese.
Ti racconterò alcuni trucchetti che ti possono esserti utili per tenere traccia e credimi, è questo il vero segreto dietro alla gestione del denaro per un freelance.
Ovviamente, come per ogni articolo del mio blog, è un argomento che si basa solamente sulla mia esperienza e su esperimenti che faccio ogni mese con diversi strumenti che scoprirai tra poco.
Come sarà strutturato questo articolo?
In 3 parti:
- Le basi della gestione del denaro
- Gestire i flussi di denaro
- Tracciare i flussi di denaro
E tutto ciò che leggerai, come hai potuto capire, che tu sia un lettore assiduo del mio blog oppure che tu sia atterrato per la prima volta sul blog, è assolutamente frutto della mia esperienza personale e professionale da freelance.
Gestire il denaro è tutto
Specialmente per un freelance è fondamentale avere una gestione maniacale del denaro e anche io passato, non avevo ben chiaro l’importanza di conoscere dove vanno a finire i soldi che entravano.
Avere tutto sotto controllo sono le basi per evitare gli sprechi fin dal primo momento.
Il controllo in questa sfera ti rende la vita più tranquilla per dedicare il vero tempo produttivo a ciò che conta davvero, cioè il lavoro.
Ho iniziato a capire tutto ciò che sto per raccontarti, proprio nel primo anno da freelance, era il 2021.
Il primo problema che avevo riscontrato a fine di quell’anno è stato quello di non aver messo da parte tutto il denaro necessario per le tasse del fatturato generato.
Come ho fatto?
Ho fatto un casino, basta dire solo questo.
Per un freelance dividere il denaro utilizzabile da quello non utilizzabile, non è facile ma è la base per sopravvivere.
Dobbiamo impostare un meccanismo di gestione fisso per dividere il budget che si può spendere da quello da non spendere.
Specialmente per chi come me è passato da dipendente a freelance le cose sono ben diverse, soprattutto sulla gestione del denaro.
Non dico che sia impossibile, ma dobbiamo stare molto più attenti quando si è freelance.
Probabilmente lo avrai capito!
Quindi il modo migliore è stabilire una percentuale dedicata alle tasse.
Prosegui per scoprire come
Redistribuzione del flusso di denaro
Come?! Ti chiarisco il concetto!
Con N26, il miglior conto per un freelance forfettario per gestire il denaro, separo il denaro per le tasse e il denaro che si può usare da spendere.
In un altro articolo l’avevo accennato ma in questo ti spiego nel dettaglio.
Imposto che il denaro superiore ai 250 euro di entrate, il 35% viene spostato uno spazio (cioè, un piccolo salvadanaio) dedicato alle tasse. Breve parentesi!
La percentuale che impostiamo che potrebbe essere diversa a quella, ma dovresti tenerla in considerazione nel tuo preventivo che presenti al cliente. Occhio!
Spostare la percentuale è necessaria per pagare le tasse nell’anno successivo. Ovviamente non dovrai mai toccare quel denaro, per nessun motivo al mondo.
Il vantaggio di questo metodo è quello di avere più tranquillità in questa fase di gestione del denaro.
Nel primo anno non ho fatto nulla di tutto questo, non conoscevo neanche N26.
Questo spostamento si può fare anche manualmente, perché la funzione degli spazi è a pagamento da partire dai €4,90 al mese. (piccola chicca: sono soldi spesi bene)
Poi ovviamente, puoi impostare dei bonifici automatici diretti ad un altro conto, usato per il deposito del famoso fondo di emergenza.
Ma per semplificare il concetto, un freelance alle prime armi dovrebbe avere già un fondo se in precedenza ha già lavorato.
Questo fondo serve per prevedere le possibili problematiche (spese impreviste) che si possono manifestare nel corso della propria vita da freelance e non solo.
In questo conto N26 faccio arrivare tutti i bonifici dei clienti come se fosse il mio quartier generale economico.
Ed ho impostato altre regole, come:
Spostare ogni mese un piccola cifra per le spese aziendali, cioè: hosting del sito con Keliweb, Elementor, Iubenda e altri tools di gestione sia del sito sia della partita IVA, Fiscozen.
Ovviamente ci possono molte altre spese che potresti avere come affitto, bollette, rata dell’auto etc..
Quindi tutte spese fisse che si può avere.
Invece, un’altra carta ci sono le spese variabili dovute al proprio stile di vita.
Ho impostato una regola in cui sposto una certa cifra di denaro nell’altra carta, Revolut.
Come ho detto già prima, questa carta è dedicata alle spese quotidiane. Anche qui, la cifra da impostare varia in base al proprio stile di vita.
Io ho impostato (ancora lo faccio) un importo mediamente fisso ogni mese perché ho uno storico di anni e ho individuato una cifra media.
Questo metodo può essere molto strano e complesso ma ti assicuro che non lo è!
Per semplificare il concetto, “spremiamo” sempre di più il denaro che entra.
Questo metodo è fondamentale per risparmiare denaro ogni singolo mese dell’anno.
Proprio sul risparmio ho imposto una regola fissa, in cui ho inserito una cifra mensile da spostare in un conto dedicato per far crescere il famoso fondo di emergenza.
Come tutti gli altri importi, puoi impostare un primo importo minimo all’inizio del mese e successivamente fare bonifici manuali quando credi di avere abbastanza soldi nel mese.
Bene! Possiamo procedere con il primo metodo per tracciare il denaro.
Puoi approfondire il mio intero portafoglio digitale, in questo kit!
Metodo n. 1: Tracciamento del denaro con un’app
Sono partito con questo metodo a metà del mio primo anno da freelance.
In quell’anno ho utilizzato diversi strumenti per tenere traccia delle entrate e delle uscite.
Soprattutto le uscite. Ho usato, dopo tante ricerche tra le installazioni e disinstallazione di molte ma molte app e finalmente ho trovato l’app giusta: Budget e Finanza – spese.
Ci sono davvero tante app con diverse funzioni per tenere traccia di tutti i flussi economici.
Ho utilizzato questa app perché a primo impatto mi ha trasmesso semplicità nella compilazione dei dati e la successiva gestione dei grafici. Sì, esatto!
Ha pure i grafici ed è possibile impostare le categorie, inserendo l’icona che rappresenta di più la categoria di spesa con l’aggiunta del colore.
Personalmente caricavo ogni entrata e uscita, compresa quelle con le diverse carte perché si possono inserire tutti i conti che si possiedono e si possono fare i giroconti, ovvero spostare denaro da un conto all’altro direttamente nell’app.
È un’app davvero completa e facile da usare.
Ma i mesi passavano e il caricamento sembrava impegnativo.
Perché dico questo? Perché dovevo ricordare ogni spesa da caricare per tenere traccia di tutto e non perdere nulla per strada.
Come al solito, ogni fine mese facevo il conto e c’era sempre qualcosa che non coincideva nel totale.
Allora ho optato con l’aggiunta di una nuova carta dedicata solamente alle spese.
Utilizzare una sola carta virtuale per ogni transazione quotidiane ti può dare una precisione nel tracciamento e nel comprendere l’andamento del flusso.
Non uso quasi mai il contante proprio per evitare errori al conto a fine mese.
Ma ora passiamo al secondo metodo, che ho sperimentato e perfezionato fin ad ora.
Metodo n. 2: Tracciamento del denaro con Notion
Questo metodo è partito nel secondo anno, nel momento in cui era difficile gestire tutte le spese in tempo reale.
Quindi ho optato per qualcosa di più efficace e con un margine di errore basso.
Come ho detto poco fa, ho creato un nuovo conto Revolut che ho sentito recensire bene da molti utenti: dalla sua semplicità di utilizzo ed molto utile per chi viaggia molto, perché puoi cambiare valutata direttamente dall’app senza prelevare denaro.
La scelta che mi ha portato con l’aggiunta di un terzo conto è stata quella di avere un solo conto che mi gestisce il denaro in uscita, quindi le spese quotidiane impostando un budget a disposizione.
Puoi scoprire su cosa penso e come utilizzo Revolut e degli altri 2 conti che possiedo per gestire il denaro, in questo nuovo articolo.
Però siamo qui per scoprire il mio metodo di gestione dei flussi economici.
Sono prima partito fin da subito con l’utilizzo di Google Sheet per avere una panoramica generale: sul singolo mese e sull’intero anno in corso.
Non utilizzo tutt’ora il contante, anche per pochi euro pago con la carta così il calcolo a fine mese è corretto. Prima era difficile prendere tutti gli scontrini e ricordarsi tutti i soldi spesi.
Invece, ora non utilizzo Google Sheet ma ho creato un template fisso per anno con la presenza dei 12 mesi con diverse tabelle. Tutto questo su Notion.
Un tool di cui ho parlato molte volte nei miei articoli.
Notion è il mio strumento che utilizzo per qualsiasi cosa, anche per la gestione della mia finanza mensile.
Ogni fine mese, carico gli importi provenienti da Revolut, già sommati della singola categoria così non perdo troppo tempo nel ricordare ogni spesa.
Inserisco 1 o 2 importi spesi in contanti, ma questo lo faccio al momento della spesa.
Il template che ho realizzato è impostato con diverse pagine con calcoli automatici e che riempiono con diversi importi altre specifiche tabelle.
Come vedi ci sono più voci nella parte alta della dashboard:
- Previsione anno X
Per previsione intendo che mi faccio un’idea di quali sono i risultati economici che prevedo di ottenere, una sorta di obbiettivi o traguardi da raggiungere divisi nei 4 quadranti dell’anno.
I quadranti sono divisi ogni 3 mesi. Questi quadranti li divido in 3 categorie: Entrate, Uscite e Investimento.
Quindi per chiarire si creare una semplice tabella:
- Situazione di partenza
In questa pagina, sono presenti solamente gli importi di partenza dal primo giorno dell’anno, così i dati sono molto più precisi.
In questa pagina ho inserito 3 tabelle: Budget Utile, Budget Risparmio e Budget Investimento.
Il Budget Utile è il denaro diviso per tutti i conti che si possiede, compreso un salvadanaio dedicato alle tasse dell’anno corrente.
Il Budget Risparmio è il denaro che si risparmia nei salvadanai presenti nei conti.
In Revolut ho impostato un salvadanaio in cui sposta gli spiccioli della singola transazione, così metto dei soldi da parte che possono sempre essere utili in futuro.
Infine, il Budget Investimento dedicato ai propri investimenti per depositare dei soldi non utilizzati e che possono crescere negli anni.
- Flusso mensile
Ovviamente ci sono altre pagine in cui si inseriscono le entrate e le uscite del singolo mese e all’interno sono presenti una sezione dedicata allo scontrino del mese, in cui carico gli importi di entrata e uscita con i relativi tag descrittivi per definire l’importo.
In automatico avviene la somma per singola tabella e appaiono nella prima tabella la situazione del mese in tempo reale.
Infine, ho inserito due tabelle che chiudono il mese.
Queste tabelle sul Budget Utile e Budget Risparmio servono principalmente per tirare una linea netta del mese e verificare la correttezza dei calcoli sia nel mese stesso sia nel mese successivo.
Ho aggiunto quest’ultima funzione per avere sempre ogni mese i calcoli più reali possibili.
Continuando nella dashboard ho inserito altre tabelle.
Comunque, la prima tabella è una semplice panoramica dell’intero anno con la presenza delle solite 4 colonne per tenere traccia di tutto, ovvero: partenza (il totale in si chiude il mese precedente), entrate, uscite e risparmio, tutto per singolo mese per evitare errori di calcolo e avere chiaro com è la realtà.
La seconda tabella è dedicata alle categorie di spesa.
Come abbiamo già detto in precedenza, in ogni mese inseriamo nella sezione “scontrino” le uscite divise per categoria e proprio in questa tabella vengono inserite e calcolate in modo automatico le spese di ogni categoria.
Perché questo?
Perché dobbiamo avere chiaro quanto spendiamo al mese in modo complessivo, ma dobbiamo anche capire dove spendiamo di più, per migliorare il nostro modo di spendere i soldi.
I dati saranno molto più comprensibili a fine anno.
Per concludere..
Ho inserito questi ulteriori dati più immediati per aver chiaro l’andamento di spesa, ma non solamente, anche le entrate che per un freelance è importante.
Ma se si possiede come commercialista Fiscozen, non serve avere una tabella dedicata alle entrate mensili.
Molto presto farò uscire un video pratico del suo funzionamento con il mostrarti le diverse automazioni che ho implementato.
Conclusione
Siamo arrivati alla fine!
Dopo questo lungo articolo spero di averti lasciato qualcosa e chiarito il mio intero processo di gestione e tracciamento del denaro.
Ciò che abbiamo visto in questo articolo non vale solamente per il freelance ma può essere utile anche per un dipendente, escludendo la parte dedicata alle tasse.
Ora.. Facciamo un piccolo recap finale che ho capito da alcuni miei errori.
- dividere il denaro necessario per le spese fisse e variabili
- spostare una piccola percentuale per le tasse da pagare
- impegnarsi nel risparmiare anche il minimo necessario ogni mese
- non dare troppa libertà all’automazione, meglio avere una calcolatrice
- segnare ogni uscita che si fa, anche piccola
- preferire la carta di credito invece del contante
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Al prossimo articolo!
